Administración por objetivos APO

El papel tradicional de los objetivos es el de un control impuesto por la alta gerencia de una organización, donde el presidente de una empresa de manufactura dice al vicepresidente de producción cómo espera que sean los costos de manufactura para el año siguiente. El presidente dice al vicepresidente de mercadotecnia qué nivel espera que alcancen las ventas el año siguiente. El alcalde de la ciudad dice a su jefe de policía cuál será el presupuesto de su departamento. Luego, en cierto momento, se mide el desempeño para determinar si los objetivos asignados se han alcanzado.

El tema central en el establecimiento tradicional de objetivos es que éstos se establecen en la cumbre y luego se dividen en metas parciales para cada nivel de la organización. Esta perspectiva supone que la dirección general sabe qué es lo mejor porque sólo ella puede ver el panorama general, así, los objetivos que se establecen y se pasan hacia abajo, a cada nivel correspondiente de la organización, sirven para dirigir y guiar, y de cierta forma para restringir los comportamientos de trabajo de los empleados en particular.

Los esfuerzos de trabajo de los empleados en los diversos niveles organizacionales son así dirigidos para cumplir los objetivos que fueron asignados a su área de responsabilidad.

Además, de ser impuesto desde arriba, el establecimiento tradicional de objetivos resulta, con frecuencia, no operacional. Si la alta gerencia definió los objetivos de la organización en términos tan amplios como establecer utilidades suficientes o liderazgo del mercado, estas ambigüedades habrán de ser transformadas en específicas conforme los objetivos fluyan por la organización.

A cada nivel, los gerentes aportan significado operacional a las metas, la especificidad se alcanza por cada gerente al aplicar su propia serie de interpretaciones y prejuicios.

Cuando los objetivos organizacionales de la jerarquía están clara y adecuadamente definidos, se convierte en una red integrada de objetivos o una cadena de medios-fines. Esto significa que los objetivos de mayor nivel o los fines están enlazados con los objetivos de menor nivel o fines que sirven como los medios para su logro.

¿Qué es la APO?

La administración por objetivos (APO) no es un concepto nuevo. Fue descrito por vez primera por Peter Drucker hace más de 40 años e incluye cuatro elementos comunes:

• Metas específicas: lograr el objetivo de una manera tangible.
• Toma de decisiones participativa: el gerente y el empleado toman decisiones mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.
• Período de tiempo explícito: cada objetivo tiene un plazo determinado, normalmente son plazos de tres meses o seis meses o un año.
• Retroalimentación del desempeño: en un plano ideal, esto se logra proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que puedan ponderar y corregir sus propias acciones.

La APO es atractiva por convertir los objetivos generales en objetivos específicos para las unidades organizacionales y para los miembros, en lo individual.

La APO es un enfoque de administración tomando como base el modelo de sistemas orientado al  logro de resultados, y no de actividades, que sean coherentes, específicos, prioritarios, desafiantes y tendientes al mejoramiento permanente.

La APO vuelve operacionales los objetivos mediante un proceso en el cual caen en cascada por toda la organización. Los objetivos generales de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel sucesivo: divisional, departamental, individual. Ya que los gerentes de unidad más bajos participan conjuntamente en el establecimiento de sus propias metas.

La APO es un estilo de liderazgo que privilegia la participación y la delegación de manera que dichos objetivos provoquen la motivación del personal, refuercen la planificación y el control de gestión, como un marco de referencia para la administración de los recursos humanos.

La APO funciona de abajo hacia arriba así como, de arriba hacia abajo. El resultado es una jerarquía que enlaza los objetivos de un nivel con los del siguiente.

La APO proporciona objetivos de desempeño personales específicos, de manera que cada persona tiene una contribución específica identificada que aportar al desempeño de su unidad.

8 pasos de un programa APO representativo

1º Se formulan los objetivos y estrategia generales de la organización.

2º Los objetivos principales se asignan entre las unidades divisionales y de departamento.

3º Los gerentes de unidad en colaboración con sus superiores establecen objetivos específicos para sus unidades.

4º Los objetivos específicos se establecen en colaboración con todos los miembros del departamento.

5º Planes de acción que definan cómo se alcanzarán los objetivos, que especifican y acuerdan gerentes y subordinados.

6º Los planes de acción se ponen en práctica.

7º El avance hacia los objetivos se revisa periódicamente y se proporciona retroalimentación.

8º El logro exitoso de los objetivos se refuerza por recompensas basadas en el desempeño.

¿Funciona la APO?

Si factores como la capacidad de una persona y la aceptación de la meta se mantienen constantes, la investigación sugiere que metas más difíciles conducen a un desempeño más alto.

Los estudios consistentemente apoyan el descubrimiento de que metas específicas difíciles producen un más alto nivel de producción que no tener metas o tener metas generalizadas como “hacer lo mejor que puedas”.

La retroalimentación también afecta favorablemente el desempeño y permite que una persona sepa si su nivel de esfuerzo es suficiente o necesita incrementarse.

John W. Humble define la APO como “un sistema dinámico que busca integrar las necesidades de la empresa de definir y alcanzar sus propósitos de lucro y crecimiento con la necesidad del gerente de contribuir y desarrollarse. Es un estilo de gerencia exigente y estimulante”.

George Odiorne propone un modelo compuesto por un ciclo de siete etapas, establecimiento de medidas de desempeño de la organización y delineamiento de los objetivos organizacionales por alcanzar.

Según Samuel C. Certo “los programas APO enfatizan siempre lo que debe hacerse en la organización para alcanzar los objetivos organizacionales. El proceso de la APO asegura un compromiso del empleado para alcanzar los objetivos organizacionales”

Según Harold Koontz la aplicación de la APO logra una “mejoría de la administración: todas las ventajas de la APO se pueden resumir diciendo que da por resultado una administración muy mejorada. No se pueden establecer objetivos sin planeación y la planeación orientada hacia resultados es la única clase que tiene sentido. La APO obliga a los gerentes a pensar en la planeación para obtener ciertos resultados, más que simplemente planear actividades o trabajos”.

La APO se define en muchas formas. Hoy en día no hay una definición aceptada universalmente y que se use a menudo. Busca que las cosas se hagan a través de otros, con la utilización eficiente de recursos y está fundamentada en el establecimiento de objetivos por posiciones de gerencias.

Con este tipo de administración se logra determinar los resultados que un gerente debe alcanzar y hacer énfasis en la cuantificación, medición y control para calcular los resultados alcanzados y compararlos con los resultados planeados.

Contribuye como un estímulo al compromiso personal, pues la gente deja de hacer simplemente un trabajo, seguir instrucciones y esperar por normas y decisiones; ahora son personas con propósitos claramente definidos.

La APO produce una planeación más efectiva, que también ayuda a desarrollar controles efectivos y llevar a cabo acciones para corregir las desviaciones de los planes, con el fin de asegurar que se alcancen las metas.